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¿CÓMO ADMINISTRAS TU TIEMPO? ¡DESCÚBRELO!

¿CÓMO ADMINISTRAS TU TIEMPO? ¡DESCÚBRELO!

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¿Conoces a ese tipo de personas que hacen tantas cosas que parece que tienen 30 horas al día, mientras que el resto de nosotros tenemos únicamente 24?

La buena noticia es que tu puedes ser uno de ellos. Conoce el modelo de los 4 cuadrantes de Stephen R. Covey para administrar tu tiempo y alcanzar tus metas importantes de manera más efectiva.

Dwight D. Eisenhower, trigésimo cuarto presidente de los EE.UU., pensaba que debemos dedicar atención y tiempo a nuestras actividades en función de su importancia y urgencia. Decía, con razón, que tendemos demasiado a centrarnos en las cosas que son importantes y urgentes a la vez, lo que genera un comportamiento reactivo ante lo que se tiene que hacer ahora mismo, en vez de centrarnos en las cosas que son importantes, aunque poco urgentes, lo que sería la base de un comportamiento más estratégico, orientado a objetivos a largo plazo.

Stephen R. Covey popularizó la Matriz de Gestión del Tiempo de Eisenhower en su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva, afirmando que nos encontramos ante una cuarta generación de gestión del tiempo, mucho más efectiva, en la que ya no se trata de gestionar el tiempo en sí, sino de gestionar dónde debemos poner nuestra atención en cada momento.

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Veamos uno a uno los cuadrantes:

CUADRANTE 1: IMPORTANTE Y URGENTE

Si una cosa es importante, y además, urgente, ¡no hay duda de que debés hacerla lo más pronto posible! Este primer cuadrante identifica “problemas” o situaciones de crisis. ¿Continuamente lidiás con tareas importantes y urgentes? Esto aumenta las posibilidades de equivocarse e impide planificar y tener una visión más global de las prioridades de tu empresa. ¡Los problemas que se acumulan sin cesar pueden amenazar con volverse incontrolables!

CUADRANTE 2: IMPORTANTE Y NO URGENTE

La eficacia en la administración del tiempo se logra ubicando la mayor parte de las actividades en este cuadrante. Al no trabajar con tareas urgentes, puedes dedicarle el tiempo necesario a las tareas esenciales para el desarrollo de tu negocio: estrategias, análisis de mercado, capacitación. La permanencia en el cuadrante no es fácil, requiere de cierto esfuerzo: las distracciones (o las tareas urgentes) pueden ser muchas, pero para una gestión eficaz del tiempo es fundamental centrarte en tus metas y prioridades.

CUADRANTE 3: NO IMPORTANTE Y URGENTE

Llamadas por teléfono, reuniones superfluas, este cuadrante se denomina “el cuadrante del engaño”: realizar continuamente tareas urgentes, puede hacerte creer que las mismas son realmente importantes. ¡Pero no lo son! Es muy probable que muchas actividades sean importantes para otras personas, ¡pero no para ti!

CUADRANTE 4: NO IMPORTANTE Y NO URGENTE

En el último lugar las actividades que deben ser totalmente suprimidas: ¿navegar por internet, chequear el correo electrónico cada 5 minutos, responder un mensaje de texto? Muchas veces este cuadrante incluye distracciones que sirven de escape a las situaciones de desborde o estrés. Para ser más eficiente, aumentando la productividad, tienes que reducir al mínimo indispensable las tareas que se ubican en este cuadrante.

Ahora quiero proponerte un ejercicio. Me gustaría pedirte que durante una semana de tu trabajo prestes atención al tipo de tareas que realices y que midas qué porcentaje de tu tiempo dedicas a cada cuadrante.

¿A qué cuadrante dedicas la mayoría de tu tiempo? Si es al cuadrante 1 probablemente te encuentres apagando incendios permanentemente. El problema de esto es que lleva al estrés y al desgaste. Difícilmente tendrás tiempo para planificar y anticipar problemas, identificar oportunidades y ver a futuro. Esta falta de planificación y anticipación va a hacer que surjan aún más problemas lo cual va a aumentar la cantidad de tareas en el cuadrante 1. Esto genera un círculo vicioso que desencadena más crisis y estrés.

Para romper con este círculo vicioso es necesario dedicar más tiempo al cuadrante 2: aquello que es importante pero no es urgente. Esto hará que las tareas del cuadrante 1 disminuyan.

Te comparto este video de Stephen Covey en donde nos explica a detalle la importancia entre lo importante y lo urgente:

Ya para finalizar me gustaría que te quedaras con esta reflexión ¿Qué cosa pudieras hacer en tu vida personal y profesional, que si la hicieras regularmente, haría una tremenda diferencia positiva en tu vida?  Las actividades del Cuadrante 2 tienen esa clase de impacto.  Nuestra efectividad da saltos cuánticos cuando las hacemos.  Stephen Covey.

Coach Valeria Benavides

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